Nowelizacja Kodeksu pracy wdrażająca tzw. dyrektywę rodzicielską oraz work-life balance zmodyfikuje obowiązki informacyjne pracodawcy względem pracownika. Co się zmieni?

Nowe obowiązki informacyjne pracodawcy - co się zmieni?

Prezydent Andrzej Duda 24 marca podpisał nowelizację Kodeksu pracy. Wdraża ona dwie unijne dyrektywy - tzw. dyrektywę rodzicielską oraz work-life balance. W ramach zmian zostaną również zmodyfikowane obowiązki informacyjne pracodawcy względem pracownika.

O czym należy poinformować pracownika?

Pracodawca, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, będzie zobowiązany do poinformowania go o:

• dobowej i tygodniowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
• dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy obowiązującym pracownika,
• przerwach w pracy przysługujących pracownikowi,
• dobowym i tygodniowym odpoczynku przysługującym pracownikowi,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych oraz rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych,
• zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę (przypadku pracy zmianowej),
• zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy),
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwie takich organów lub instytucji,
• terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy - w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy.

Zmiany warunków zatrudnienia

W przypadku zmiany powyższych warunków zatrudnienia, pracodawca musi poinformować o tym pracownika. Powinien również poinformować pracownika, gdy zostanie on objęty układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym.

Co istotne, powinien zrobić to niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika.

Obowiązek informacyjny a zabezpieczenie społeczne

Zgodnie ze zmianami, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca będzie zobowiązany poinformować go o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy. Będzie zobowiązany również do przekazania informacji na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę.

Zmiana adresu pracodawcy

Zmiany dotyczą także obowiązku pracodawcy w zakresie informowania pracownika o zmianie adresu swojej siedziby (lub adresu zamieszkania w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby). Pracodawca będzie miał na to 7 dni,  od dnia zmiany adresu.

Urlop rodzicielski

Art. 182^1a
§ 1. Pracownicy – rodzice dziecka mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do:
– 41 tygodni – w przypadku, o którym mowa    w art. 180 § 1 pkt 1;
– 43 tygodni – w przypadkach, o których mowa w art. 180 § 1 pkt 2–5.
§ 3. Urlop rodzicielski w wymiarze, o którym mowa w § 1 i 2, przysługuje łącznie obojgu pracownikom – rodzicom dziecka.
§ 4. Każdemu z pracowników – rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego z wymiaru urlopu określonego w § 1 i 2. Prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników – rodziców dziecka.
§ 5. Skorzystanie z urlopu rodzicielskiego w wymiarze co najmniej 9 tygodni oznacza wykorzystanie przez pracownika – rodzica dziecka urlopu, o którym mowa w § 4.
§ 6. Z urlopu rodzicielskiego mogą jednocześnie korzystać oboje pracownicy – rodzice dziecka. W takim przypadku łączny wymiar urlopu rodzicielskiego nie może przekraczać wymiaru, o którym mowa w § 1 albo 2.
§ 7. W okresie pobierania przez jednego z rodziców dziecka zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego drugi rodzic może korzystać z urlopu rodzicielskiego. W takim przypadku łączny wymiar urlopu rodzicielskiego i okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego nie może przekraczać wymiaru, o którym mowa w § 1 albo 2.

• Urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.
• Miesięczny zasiłek macierzyński za cały  okres odpowiadający okresowi urlopu  macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopu  rodzicielskiego wynosić będzie 81,5% podstawy wymiaru albo 100% (20 tyg.) + 70% (32 tyg.)
• Zasiłek macierzyński za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w części przysługującej drugiemu rodzicowi dziecka, o której mowa w art. 182 (1a) § 2 (1) kp wyniesie – 70% podstawy wymiaru. 

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Ustawa wprowadza obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:

• • • porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
    • regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna taka organizacja (wtedy regulamin byłby ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie ze związkami zawodowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W przypadku, gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Zmiana polega na tym, że praca zdalna będzie mogła być uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę. Osoby zatrudnione będą musiały złożyć wniosek o pracę zdalną.

Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej w przypadku:

• • • pracownicy w ciąży,
    • pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
    • pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
    • pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
    • pracownikowi-rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
    • pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jednak odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Praca zdalna może być polecona przez pracodawcę, podobnie jak było do tej pory, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego. Zmianą będzie konieczność uzyskania na piśmie oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie.

Praca zdalna na żądanie

Każdy pracownik zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Przepis ma być stosowany w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad członkiem rodziny.

Praca zdalna w umowie o pracę

Nowelizacja wprowadza możliwość wycofania się z pracy zdalnej zarówno przez pracodawcę lub pracownika. Strony będą musiały ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie następowało w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika na pracy zdalnej

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza szczegółowe uregulowanie obowiązków pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną. Pracodawca będzie zobowiązany:

• • • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy;
    • zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty;
    • pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
    • pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
    • zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
    • ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

Pracodawca będzie musiał brać pod uwagę: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych.

Ważne jest to, że ekwiwalent nie będzie stanowić dla pracownika przychodu.

Kontrola pracy zdalnej w domu pracownika

Nowe przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. Kontrola taka będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę.

Kontroli ma podlegać m.in. przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasady BHP.

Kontrola będzie mogła zostać zrealizowana w miejscu wykonywania pracy zdalnej, czyli, co jest najczęstszym przypadkiem, w prywatnym mieszkaniu czy domu pracownika.

Jak ma przebiegać kontrola pracy zdalnej? 3 zasady

Przepisy nowego Kodeksu pracy (Art. 67²⁸) jasno regulują prawa pracodawcy i pracownika w zakresie kontroli pracy zdalnej.

1. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
2. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
3. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jednocześnie, jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Pracodawca ma prawo kontrolować trzeźwość pracownika

Nowelizacja Kodeksu pracy zakłada, że pracodawca może skontrolować trzeźwość pracownika. Przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników wchodzą w życie 21 lutego 2023.

Badanie stanu trzeźwości pracownika oraz badanie na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu będzie mogła przeprowadzać również policja. Więcej o przepisach piszemy: